So geht Projekt Management mit Trello

Suchen Sie ein Tool um auf simplem Weg alles mit allen zu organisieren? Dann sind Sie bei Trello genau richtig. Trello ist eine cloud-basiertes Kollaborationstool, mit der Sie allein oder im Team Aufgaben verwalten, priorisieren und steuern können.

Was ist Trello?

Trello ist ein durchdachtes und kostengünstiges cloud-basiertes Kollaborationstool, um Projekte auf unterhaltsame und flexible Weise zu organisieren und die Arbeit im Team zu erleichtern. Verabschieden Sie sich von den Tabellen und endlosen Ketten-E-Mails. Projekte zu erstellen, und zu managen ist ein schmerzloser Prozess. Die Basis sind ein visueller Editor und visuelle Kanban-Boards.

Es eignet sich für agile Projekte und Teams, kann aber sowohl für das Projektmanagement allgemein, als auch für persönliche Aktivitäten verwendet werden. Man kann es im Browser nutzen (egal von welchem Gerät), oder die App für Android, iOS, Mac oder Windows herunterladen. Inzwischen hat das Tool mehr als 50 Millionen Nutzer.

Es hat ein einfaches UI, ein angenehmes Design und eine Echtzeitansicht. Es gibt Überblick und bessere Transparenz für alle, weil man sofort sehen kann, wie sich der Arbeitsfluss bewegt. Es baut Stress ab, die Arbeit ist nicht überwältigend und man muss nichts im Hinterkopf behalten. Das steigert die Produktivität.

Eine Erklärung der wichtigsten Prinzipien von Trello finden Sie in diesem Artikel.

Wie arbeitet man mit Trello?

Trello verwendet Boards, Listen (Spalten) und Karten als Grundstruktur, um bei der Erledigung der Aufgaben zu helfen. Jedes Board ist in Listen kategorisiert, wobei jede Liste einzelne Karten enthält, die zusätzliche Details zum Projekt enthalten, wie z.B. beteiligte Teammitglieder, Checklisten, Diskussionen, Kommentare, und Anhänge.

Das System der Organisation und des Projektmanagements besteht aus den folgenden Listen:

  • “Incoming” – Diskussion, Fragen, Ideen und Vorschläge für neue Aufgaben, und Ressourcen. Auf Statusmeeting besprechen und entweder zu “Ideas” oder zu “To Be Done” verschieben oder löschen.
  • “To be done” – zukünftige Aufgaben sortiert nach Priorität. Nicht unendlich viele Aufgaben, die nie abgeschlossen werden – in diesem Fall Karten zu “Ideas” verschieben.
  • “Doing” – die Aufgaben, an denen jemand gerade arbeitet, maximal 3 pro Mitglied – nicht mehr, wegen Klarheit und Fokus.
  • “Pending” – Aufgaben, für die wir auf Input von dritter Seite warten, bzw. von einer Person, die nicht im Board ist.
  • “Done” – erledigte und abgeschlossene Aufgaben
  • “Ideas” – Ideen was getan werden könnte, Aufgaben für die Zukunft, Notizen
  • “Unrealized” – Aufgaben, die nicht erledigt wurden, sind nicht mehr Aktuell oder Sie haben sich entschieden, sie zu stoppen und nicht zu realisieren

Dank dieser universellen und allgemeinen Listen kann auch ein größeres Projekt mit unterschiedlichsten Aufgaben geleitet werden. Erstellen Sie eine Karte für eine Aufgabe. Sortieren Sie die Karten nach Priorität (von oben nach unten) und schieben Sie sie von links nach rechts.

Jede Aufgabe sollte einen für das Ergebnis verantwortlichen Besitzer haben. Er sollte jederzeit als Mitglied gepinnt sein und den Fortschritt überwachen. Andernfalls ist es erforderlich, temporäre Mitglieder, die eine Teilaufgabe zu erfüllen sollen, an die Karte hinzufügen – und sie nach deren Erledigung wieder zu entfernen.

Ein Leiter der Status-Meetings sollte ernannt werden, um Meetings basierend auf den Aufgaben in Trello zu leiten. Der Leiter sollte mit “Done” beginnen und kontrollieren, was seit dem letzten Meeting getan wurde, es überprüfen und wenn es nicht richtig gemacht wurde, die Karte „reklamieren“ und zu „To be done“ zurückbewegen. Und dann die anderen Listen rechts nach links – “Pending”, “Doing” usw.

Trello Board muss gepflegt, und die Karten aktualisiert werden. Jede muss eine Bedeutung haben – sonst werden Sie Trello nicht mehr ernst nehmen und es nicht benutzen. Am Ende des Jahres ist es empfohlen, die Ideen und andere Spalten durchzugehen, irrelevanten Karten zu löschen und diejenigen, die relevant sind, zu “To be done” bewegen oder in “Ideen” belassen.

Ein Beispiel: Erstellen eines Produkttestbeitrags

Zum besseren Verständnis gebe ich ein Beispiel für Erstellung eines Produkttest-Blogbeitrags.

Schritt 1

Schritt 1 – Für das Unternehmen ist es wichtig zu kommunizieren, dass das Produkt sicher ist und gleichzeitig ist die Zahl der Suchanfragen für dieses Thema hoch. Ein Mitarbeiter hat die Idee, einen Blogpost zum Thema Produkttest zu schreiben und fügt die Idee ins “Incoming” hinzu.

Schritt 2 – Dies wird beim Meeting besprochen, aber da es jetzt noch viele andere wichtigere Aufgaben gibt, wird die Karte nach “Ideas” verschoben. Es wird geöffnet, wenn mehr Zeit sein wird oder wenn eine Gelegenheit dazu besteht.

Schritt 3

Schritt 3 – Wenn der Produkt Monate später im Zertifizierungsprozess ist und Produkttestvideos gedreht werden, ist dies eine gute Gelegenheit, die Karte zu eröffnen und nach “To be done” zu verschieben.

Schritt 4 – In “To be done” wird ein Mitarbeiter an die Karte angehängt. Er erstellt eine Checkliste mit Teilaufgaben, die zum Erledigung der ganzen Aufgabe führen – Die Herstellung liefert Videos, Text schreiben, englische Übersetzung, deutsche Übersetzung, Veröffentlichung des Artikels, und Promo auf der Website. Da der Text basierend auf den Videos geschrieben wird, geht die Karte ins “Pending” und man wartet auf die Videos.

Schritt 5 – Die Karte kann sich lange (Wochen, ein Monat usw.) im “Pending” befinden. Nach einer Weile schickt die Herstellung die Videos, also die Teilaufgabe wird als erledigt markiert und die Karte geht nach “To be done”.

Schritt 6

Schritt 6 – Wenn der Mitarbeiter mit der Aufgabe beginnt, schiebt er die Karte nach “Doing”, schreibt den Text und weist dem Übersetzer die Aufgabe zu, den Text ins Englisch zu übersetzen. (Der Text wird nach einer englischen Vorlage in Deutsch übersetzt.). Die Karte befindet sich jetzt in “Pending”.

Schritt 7 – Nach der Übersetzung in Englisch verschiebt man die Karte in “Doing” und weist eine Anfrage zu, den Artikel in Deutsch zu übersetzen.

Schritt 8

Schritt 8 – Jetzt ist die Karte nach “Pending” verschoben bis die deutsche Übersetzung geliefert wird.

Schritt 9 – Nach der lieferung der deutschen Übersetzung geht die Karte entweder in “To be done” oder “Doing”, und der Artikel wird aus den Texten und Videos erstellt und veröffentlicht. Gleichzeitig kann der Mitarbeiter die letzte Aufgabe erledigen – den Artikel auf der Website zu bewerben.

Schritt 10

Schritt 10 – Nach Erledigung der Aufgabe fügt der Mitarbeiter einen Kommentar mit Links zum Artikel und Änderungen an der Website hinzu, damit der Leiter der Meetings es überprüfen kann – und bewegt die Karte in “Done”.

Trello-Board-Modifikationen

Um die Arbeit zu vereinfachen, ist es möglich, dem Trello-Board zusätzliche Listen hinzuzufügen, z.B.:

  • “Deadlines” – eine Übersicht aller Termine, wenn es viele davon gibt und sie total wichtig sind.
  • “Ziele und Ressourcen” – Aufgaben und Ziele, wenn das Projekt robuster ist, Ressourcen und Tabellen zur Übersicht und Tracking.
  • “On-going tasks” – man kann eine Liste mit laufenden längerfristigen Aufgaben einfügen. Dies ist eine andere Art von Aufgabe, die einen anderen Status hat. Fügen Sie der On-Going-Karte Checklisten hinzu – To be done, Done, Unrealized. Verwenden Sie Fortlaufend nur, wenn Sie mehrere solcher Aufgaben regelmäßig haben.
  • “Future to be done” – unterscheidet Ideen von Aufgaben, die sicher in der Zukunft erledigt sein sollten.
  • One-Activity-Spalte – Wenn Sie eine Aktivität haben, die für das Projekt oder Sie besonders wichtig ist, können Sie dafür eine separate Spalte erstellen. Es können z.B. Listen “Start neuer Website”, “Technische Aufgaben”, und für das persönliche Leben “Reisen”, “Bloggen”, “Nice to do” usw. erstellt werden.
  • Done 2021, Done 2021, Done Q1 2021, Done Q2 2021, Unrealized 2021 usw. – solche Spalten können zur Analyse und Transparenzerhöhung angelegt, und nicht mehr aktuelle archiviert werden. Verwenden Sie Kategorisation nach Quartalen, nur wenn die Aufgaben wirklich vierteljährlich ausgewertet werden, und wenn es viele Karten gibt, andernfalls macht es keinen Sinn.

Finden Sie heraus, was für Sie am besten ist. Ich empfehle, so wenige Boards wie möglich zu haben und ein neues Board nur dann zu erstellen, wenn die Art der Arbeit völlig unterschiedlich ist, oder wenn da verschiedene Leute/Teams arbeiten. Mehrere Boards erniedrigen Klarheit, Einprägsamkeit, und Produktivität.

Ein kleineres Unternehmen kann Trello-Boards-Marketing, CEO und Webentwicklung haben und die Mitarbeiter können ihre privaten Boards für kleine Aufgaben und Notizen haben, ist aber nicht notwendig. Ein neues Board kann für einen freelance Vertrag eingerichtet werden usw. Ansonsten ist es besser, ein Board zu verwenden.

Je komplizierter das Board, desto geringer die Produktivität. Weniger ist mehr. Fügen Sie zusätzliche Listen und Boards nur hinzu, wenn die Vorteile die Komplexität überwiegen.

Andere Trello-Board-Strukturen

Das obige gilt für vielfältige Aufgaben und universelle Boards. Wenn sich 90% der Aktivitäten wiederholen, kann das Board anders strukturiert werden – den Listen einzelne Prozessaktivitäten zuordnen. Ein solches Board vereinfacht spezifische Aktivitäten.

Wenn jemand ein Videomacher ist, kann er diese Spalten haben: Script writing, Pre-Production Planning, Video shoot, Video editing/Thumbnail creation, Publish and promote.

Das gleiche gilt für Copywriter, SEO Content Creators, Designer usw.

Trello Boards können auch nach populären Managementsystemen strukturiert sein, z.B. Projektmanagement nach PRINCE2, Kanban-Board oder Zeitmanagement nach Get Things Done.

Trello für persönliche Produktivität und das Privatleben

Mein Leben läuft auch auf Trello! Alles ist da, wenn ich sterbe, werde ich die Leute in meinem Testament darauf hinweisen. Persönliche Aufgaben habe ich in einem privaten Board und in Karten. Ich sehe, was ich tue und was nicht – erledigte Aufgaben sind Feedback zu einem großen Teil meiner Freizeit. Ich vergesse nichts, und auch wenn etwas Monate dauert, beschäftige ich mich damit. Ich habe dort so viele Dinge, dass mein Leben mein zweiter Job ist.

Meine persönlichen Aufgaben sind z.B. ein Thema recherchieren, eine App ausprobieren, einen Vertrag kündigen, etwas bestellen, wöchentliche Routinen, einen Artikel lesen, ein Video ansehen, mit Freunden in Escape Room gehen, Hamsterfutter kaufen, Weihnachtsgeschenke kaufen, auf einen Brief der Versicherungsgesellschaft warten, ärztliche Untersuchung in einem Jahr usw.

Ich leite dies über das System “To be done – Doing – Waiting for input – Done”. Ich habe zusätzliche Spalten “Termine”, “On-going tasks”, “Mein Blog”, “Nice to do” für Spaß und Erlebnisse und “Langfristige Ziele” hinzugefügt.

Sie möchten wahrscheinlich andere Spalten hinzufügen – „Reisen“, Bücher zum Lesen“, „Studienmaterialien“ usw.

Es gibt viele Variationen und Verwendungen von Trello Boards im persönlichen Leben. Sie können Trello als Wochenplaner und täglichen Aufgaben-Manager verwenden.

Für große Aktivitäten wie Reisen oder Bloggen ist es manchmal besser, ein separates Trello zu erstellen.

Auch Lebensziele für verschiedene Bereiche können in einem separaten Trello-Board hinterlegt werden.

Es ist möglich einen Kauf von Immobilien mit Trello zu verwalten und zu verfolgen. Persönlich würde ich das mit einer On-Going-Karte in einem privaten Trello mit Listen “To be done”. “Done” und “Unrealized” lösen, aber es geht auch so.

Es gibt sogar ein Trello-Board für Dating, um die Kommunikation mit Frauen zu verfolgen. 🙂 Damit Sie folgen und wissen, welche was geschrieben hat. 🙂

Zögern Sie nicht und nutzen Sie Trello für Ihr Privatleben. Es kann es sehr erleichtern.

So machen Sie Trello noch effizienter

Verfolgen Sie den Fortschritt mithilfe von Checklisten. Teilen Sie eine komplexere Aufgabe mithilfe einer Checkliste in Teilaufgaben auf. Wenn mehrere Personen für das Ergebnis verantwortlich sind, ordnen Sie deren Namen der Teilaufgabe zu.

Verwenden Sie Benachrichtigungen. Verfolgen und lesen Sie E-Mail-Benachrichtigungen, ignorieren Sie sie nicht. Befolgen Sie auch die Benachrichtigungen in den Karten.

Verwenden Sie Termin-Benachrichtigungen. In der Karte können Sie das Fälligkeitsdatum und eine Benachrichtigung festlegen. Sie können Benachrichtigungen zum Zeitpunkt des Fälligkeitsdatums, aber auch früher einstellen. Sie kann am Vortag eingestellt werden, wodurch Sie eine E-Mail erhalten und den Termin nicht vergessen.

Aktivieren Sie die Karten-Beobachtung, oder die Board-Beobachtung (Menu – Mehr – Beobachten), und Sie werden keine Änderungen verpassen.

Fügen Sie beim Aktualisieren der Aufgabe einen Kommentar zur Karte hinzu. Markieren Sie relevante Person (@name), die über die Änderung informiert sein sollten, und sie wird eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten.

Verwenden Sie Suche und Filter. Wenn das Board massiv ist, können Sie beispielsweise nur die Aufgaben filtern, an denen Sie gepinnt sind.

Wenn die Aufgabe irgendwie speziell ist, markieren Sie sie mit einem Label – z.B. höchste Priorität, wiederkehrend, On-Going, niedrige Priorität, nach Abschluss anderer Aufgabe usw.

Die Frage ist, welche Aktivitäten in das Trello Board einfügen und welche nicht? Trello soll helfen, produktiver zu sein, aber das Ziel ist nicht, eine Menge Zeit damit zu verbringen. Schreiben Sie dort nicht sinnlose Aufgaben. Zähneputzen gehört nicht in Trello. Wenn Sie z.B. das wöchentliche Status Meeting automatisch machen, es ist nicht nötig, es in Trello einzugeben. Wenn sich jemand z.B. jetzt mit seinen persönlichen Finanzen beschäftigt, man sollte die verbundene Aufgaben in Trello einfugen. Wenn sie gelöst und automatisiert werden, werden solche Karten nicht benötigt.

“Details anzeigen” – mit diesem Button können Sie Kartendetails und Bewegungen anzeigen und genau herausfinden, wer und wann es getan hat. Trello hat die gleichen Aktivitäten für den gesamten Board.

Mit Integrationen mit externer Software können Sie Ihre Lieblings-Apps direkt in Trello integrieren, z.B. den Toggl Timetracker. Power-Ups (Addons) bringen zusätzliche Funktionen in die Boards.

Fügen Sie Card Repeater Power-Up hinzu, um in festgelegten Intervallen automatisch neue Karten zu erstellen – wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, halbjährlich usw. Dank dessen werden Sie es nicht vergessen, und werden es regelmäßig tun.

Ein nützliches Power-Up ist Listenlimits – das Limit für die Anzahl der Karten in der Liste, nach dem die Liste markiert wird. In meinem persönlichen Board habe ich das maximale Limit in “To be done” festgelegt. 10 Karten einschließlich regelmäßigen wiederholenden Karten. Dass bedeutet, dass ich da ein paar Aufgaben habe, an denen ich wirklich arbeite. Alles andere geht nach “Future to be done”. Sonst würde ich dort endlose Aufgaben anhäufen, die ich frühestens in Monaten erledigen wurde, und die Liste würde ihre Bedeutung verlieren.

Probieren Sie es aus

Die Work-Management- und Collaboration-Lösung Trello ist darauf konzipiert, Team-Projekte nachzuvollziehen, Tasks zuzuweisen den Weg zur Zielerreichung zu dokumentieren. Es macht die Arbeit einfacher und darum steigert die Produktivität. Zögern Sie nicht und probieren Sie Trello aus.

Michal Compel

Michal Compel

I really like building things.